在 WPS 里面使用邮件合并，核心就是准备一份主文档模板，再准备一份存放人员姓名编号地址这类信息的数据源表格，通过邮件合并功能把数据源里面的字段插入到模板对应位置，一键批量生成大量内容不一样但是格式统一的文档，也可以直接批量发送邮件，这个功能常用来制作录取通知书工资条邀请函准考证奖状，很多新手不知道邮件合并，一份一份手动复制粘贴修改内容，几百份文件要花费很长时间，出错概率还很高，邮件合并本质是字段映射机制，主文档是固定不变的版式，数据源里面每一行数据对应生成一份新文档，操作失败大多是数据源表格首行没有设置表头，主文档没有正确插入合并域，或者数据源和主文档没有保持关联，更新数据之后生成结果没有同步刷新，还要区分两种输出方式，一种是合并到新文档，把所有批量文件汇总在一个文档里面，另一种是合并到电子邮件，直接调用邮件客户端批量发送，两种用法适用场景不一样，提前区分可以减少操作误区。

基础邮件合并操作步骤

1 提前准备两份文件，第一份是 WPS 表格数据源，第一行作为表头，比如姓名 单位 编号，第二行开始录入每一条数据，保存关闭表格，第二份是 WPS 文字主文档，写好固定不变的正文模板

2 打开 WPS 文字主文档，点击顶部邮件选项卡，找到开始邮件合并

3 点击开始邮件合并，选择文档类型，一般选择信函，也可以根据需求选择信封标签目录

4 点击选择收件人，选择使用现有列表，在弹出窗口找到提前做好的 WPS 表格数据源，选中对应的工作表，确认导入

5 把光标定位到模板里面需要替换内容的位置，点击插入合并域，在下拉列表选择对应的表头字段，比如姓名，模板里面就会出现姓名合并域标记

6 重复操作，把所有需要动态变化的位置全部插入对应的合并域

7 点击预览结果，可以切换查看每一条数据生成的效果，检查字段是否匹配，有没有错位

8 确认预览无误之后，点击完成并合并，可以选择编辑单个文档，全部记录合并生成新文档，也可以选择发送电子邮件，设置收件人字段主题和附件，批量发送邮件

邮件合并核心组件说明

进阶操作要点

筛选记录合并

如果不需要数据源全部数据，只想合并其中一部分，可以点击邮件选项卡里面的筛选，设置条件，比如只合并某个部门的数据，符合条件的记录才会参与邮件合并，不用手动删减原始表格。

排序记录

合并之前可以对数据源记录排序，按照姓名编号升序降序排列，生成的批量文档顺序就会按照排序后的顺序输出，适合按编号排序打印通知书。

更新合并域

如果后续修改了数据源里面的数据，回到主文档，右键合并域选择更新域，或者刷新预览，新的数据就会同步加载，如果数据源文件移动位置，邮件合并关联会断开，需要重新选择收件人重新关联数据源。

规则插入

邮件合并还支持规则功能，可以设置如果那么否则判断，比如根据等级自动输出不同文字，适合需要简单条件判断的批量文档，不用提前拆分多份模板。

异常问题处理清单

掌握 WPS 使用邮件合并之后，批量制作统一格式文档效率会大幅提升，操作重点就是提前规范数据源表头，正确插入合并域，生成之前一定要预览校验，正式合并前建议备份主文档和数据源，防止关联错乱，合并完成之后检查新文档，确认所有记录内容排版都符合要求，需要批量发邮件的时候，提前测试少量记录，确认邮件主题收件人都正确，再执行全量发送。

【常见问题】

问题 1 wps 怎么使用邮件合并数据源可以用 Excel 吗

回答 1 wps 怎么使用邮件合并，数据源支持 WPS 表格也就是 Excel 格式，只需要表格第一行填写表头，每行一条记录，在选择收件人里面选中这份表格就可以导入，是邮件合并最常用的数据源类型。

问题 2 wps 怎么使用邮件合并之后可以修改生成的文档吗

回答 1 wps 怎么使用邮件合并，合并到新文档之后生成的文件是普通文字文档，合并域已经转换成实际数据，可以直接修改文字排版，但是这份新文档不再和原始数据源保持邮件合并关联。

问题 3 wps 怎么使用邮件合并字段错位是什么原因

回答 1 wps 怎么使用邮件合并出现字段错位，一般是合并域名称和数据源表头不一致，或者数据源存在空行，清理表格空行，核对表头文字，重新插入合并域再预览校验。

问题 4 wps 怎么使用邮件合并能不能只合并部分记录

回答 1 wps 怎么使用邮件合并支持只合并部分记录，在邮件选项卡打开筛选设置条件，筛选出需要的记录，预览确认之后再完成并合并，不需要删除原始数据源里面其他数据。

【免责申明】

本文操作教程基于 WPS 文字常规版本编写，不同版本 WPS 界面选项存在细微差异，邮件客户端配置数据源格式会影响邮件合并最终效果，本文仅作为操作参考，不保证所有特殊模板场景都可以完全复现相同效果。