wps 邮件合并的操作步骤，核心流程就是先做好主文档，再准备表格数据源，然后在主文档里面关联数据源，插入合并域，预览确认数据无误之后，执行合并输出，可以批量生成通知书工资条准考证证书这类重复格式文档，很多新手失败主要是数据源表格不规范，第一行没有表头，存在合并单元格空行，或者数据源文件打开占用，导致主文档无法读取数据，邮件合并本质是主文档保存固定模板文字，数据源保存每一条变化信息，软件自动把每条记录填充到合并域位置，批量生成独立页面，整个流程不需要逐条复制粘贴，适合几百上千条数据批量打印，wps 文字自带邮件合并功能，数据源一般使用 wps 表格或者 xlsx 文件，也支持 csv 格式，合并之后可以选择直接打印，也可以生成新的独立文档保存，需要注意主文档和数据源最好放在同一个本地文件夹，不要放在 U 盘网络盘，避免后续链接失效。

功能原理

邮件合并分为两个独立文件，主文档是固定模板，里面预留合并域占位符，数据源是二维表格，每一行代表一条记录，每一列对应一个字段，比如姓名编号部门，执行合并的时候软件循环读取数据源每一行，把字段内容替换掉主文档里面对应的合并域，每读取一行就生成一页或者一份文档，批量输出全部记录，主文档只是保存数据源路径和字段映射，不会永久把数据源内容嵌入文档，数据源移动改名之后就会出现链接失效。

详细操作步骤

第一步 提前规范准备数据源表格

1 新建 wps 表格，第一行填写表头字段，例如姓名 工号 部门 金额

2 第二行开始录入每一条数据，每一行就是一份文档的数据

3 删除表格里面合并单元格空行空列，表头名称不要重复

4 取消表格打开密码和工作表保护，保存成 xlsx 或者 et 格式

5 保存之后关闭这份数据源表格，避免文件占用

第二步 新建或者打开邮件合并主文档

1 打开 wps 文字，制作固定模板内容，也就是所有文档不变的文字

2 确定好需要填充动态内容的位置，比如姓名后面预留位置

3 保持主文档打开状态

第三步 调用邮件合并功能并选择数据源

1 顶部切换到引用选项卡，找到邮件合并按钮

2 点击打开邮件合并侧边面板

3 在面板里面选择选择数据源，浏览找到提前准备好的表格文件

4 选中数据源文件确认，软件读取表格里面全部字段

5 如果读取失败，参考数据源报错排查，关闭表格或者更换 xlsx 格式

第四步 插入合并域

1 光标定位到主文档需要填充数据的位置

2 在邮件合并面板，点击对应的字段，插入合并域

3 页面会出现类似姓名这样的占位标记，这个就是合并域

4 按照模板需求，把所有动态字段全部插入到对应位置

第五步 预览合并结果

1 在邮件合并面板点击预览结果

2 可以点击上一条下一条，逐条查看每一条记录填充效果

3 检查有没有错位，字段内容有没有显示异常

4 如果发现排版错位，返回修改主文档模板或者调整数据源

第六步 完成合并输出

1 预览确认没有问题之后，点击完成并合并

2 可以选择编辑单个文档，软件生成一份全新文档，每一条记录单独一页

3 也可以选择直接打印，直接批量输出纸质文档

4 还可以选择合并到电子邮件，批量发送邮件，需要配置邮件账户

进阶补充设置

1 筛选记录：可以设置筛选条件，只合并符合条件的部分记录，不用全部导出

2 排序记录：按照工号或者姓名对数据源记录排序之后再合并

3 跳过空记录：设置规则，遇到空行自动跳过，避免生成空白页

4 重新关联数据源：如果数据源移动改名，在邮件合并面板重新选择数据源更新链接

故障排查对照表

【常见问题】

问题 1 wps 邮件合并的操作步骤，数据源需要什么格式？

回答 1 wps 邮件合并的操作步骤，推荐使用 xlsx 或者 et 表格，第一行必须是表头字段，每一行一条记录，不要合并单元格，不要设置打开密码，这样软件才能正常识别读取字段。

问题 2 wps 邮件合并的操作步骤，为什么选择数据源提示打不开？

回答 2 wps 邮件合并的操作步骤，出现这个报错大多是数据源表格还在打开占用，关闭这份表格，清理 wps 后台进程，再回到主文档重新选择数据源即可。

问题 3 wps 邮件合并的操作步骤，预览之后可以修改模板吗？

回答 3 wps 邮件合并的操作步骤，预览阶段如果发现排版错位，可以退出预览，修改主文档模板文字和合并域位置，修改完成之后再次预览确认，最后执行完成合并。

问题 4 wps 邮件合并的操作步骤，合并之后可以只导出部分记录吗？

回答 4 wps 邮件合并的操作步骤，可以使用筛选记录功能，设置筛选条件，只挑选需要的数据记录，再执行完成合并，不需要导出全部数据源记录。

【免责申明】

本教程基于主流版本 wps 软件编写，不同版本菜单名称界面布局可能存在细微差异，操作效果受软件版本操作系统影响，本内容仅供学习参考，不对操作过程中文档数据异常合并出错等情况承担相关责任。