在日常办公中，传真机依然是许多企业不可或缺的通信工具之一。虽然电子邮件和即时通讯软件逐渐普及，但传真机因其独特的法律效力和正式性，在某些场合仍然无法被完全取代。那么，如何正确地使用传真机呢？本文将为您详细介绍传真机的基本操作步骤。

一、准备工作

首先，确保传真机已经连接好电源，并且与电话线正确对接。检查纸张是否充足，墨粉或墨水是否足够。如果使用的是热敏纸传真机，请注意纸张的方向，避免安装错误导致打印效果不佳。

二、发送传真

1. 拨号

使用传真机上的数字键盘输入接收方的传真号码。号码前通常需要加上区号（如果有），并确认号码无误。

2. 选择模式

按下传真机上的“开始”或“发送”按钮，此时机器会自动检测文档类型，并切换到适当的发送模式。如果是普通文本文件，可以直接放入扫描区域；如果是图片或复杂文件，则可能需要调整设置。

3. 放置原稿

将需要发送的文件正面朝下放在传真机的扫描平台上，或者根据设备支持的自动进纸器功能，将多页文件一次性放入托盘中。

4. 等待传输完成

发送过程中，机器会发出提示音，显示当前状态如“正在发送”、“已连接”等信息。完成后会有成功提示，同时记录发送日志以备查阅。

三、接收传真

1. 设置接收模式

在日常使用时，可以将传真机设置为自动接收模式，这样当有来电时，设备会自动处理传真任务，无需人工干预。也可以手动选择“手动接收”，适用于特定情况下需要筛选接收者的情况。

2. 取出文件

接收到传真后，及时从出纸口取出文件，以免堆积影响后续工作。如果是连续多页文件，记得按顺序整理好。

四、维护保养

为了保证传真机长期稳定运行，定期清洁扫描平台和出纸通道非常重要。此外，避免频繁更换耗材，合理规划用量，延长设备寿命。如果遇到故障问题，建议先查阅说明书中的故障排查指南，必要时联系专业维修人员。

五、注意事项

- 确保发送的文件内容符合保密要求，避免敏感信息泄露。

- 定期更新联系人名单，防止因号码变更而错失重要信息。

- 对于重要的传真件，最好保留备份，以便日后查询核对。

通过以上步骤，您就可以轻松掌握传真机的使用技巧了。无论是发送还是接收，只要按照规范操作，都能高效完成任务。希望这篇指南能帮助大家更好地利用这一传统办公设备，提升工作效率！